¿Te intimidan los reportes mensuales? ¡Poster está aquí para ayudarte! Hemos creado esta pequeña guía para que puedas preparar tus reportes mensuales con mayor facilidad. Vamos 🚀
😎 Prepárate
Antes de empezar a calcular saldos, comprueba si tienes todos los datos necesarios en tu sistema. Deberás comprobar:
Que todos tus pedidos han sido cerrados para que se puedan deducir de tu inventario los productos usados en cada pedido.
💡 Para cerrar un pedido en la terminal punto de venta, da clic en pagar y selecciona un método de pago. Después, vete a la pestaña Reportes → Recibos, el estatus de recibo cambiará a Cerrado.Comprueba si todas las compras a proveedores, las mermas, los movimientos de ingredientes y los alimentos precocinados han sido registrados correctamente en el sistema. Si falta algo, añádelo en la consola de administración de Poster antes de continuar.
👁 Realiza un conteo de inventario
Primero, elige el tipo de conteo de inventario.
Si quieres hacer un conteo de todas las existencias en tu inventario, puedes realizar un conteo de inventario completo.
Si solo te hace falta darle seguimiento a una parte pequeña de tu inventario, puedes hacer un conteo de inventario parcial. Por ejemplo, puedes hacer un conteo de inventario de todas tus verduras o todos tus refrescos.
💡Si aún no has creado categorías para tus ingredientes y productos, te recomendamos que lo hagas el mes que viene. Te será mucho más fácil hacer el conteo de inventario si trabajas con la herramienta de categorías.
Elige el periodo para el cual quieres realizar el conteo de inventario:
Si ya has realizado un conteo de inventario, y quieres ingresar los datos en el sistema Poster, realiza un conteo de inventario retroactivo y elige la fecha y la hora.
Si vas a realizar un conteo de inventario ahora, elige la opción de conteo de inventario actual.
Realiza conteos de inventario para la diferencia entre las predicciones de saldo y los saldos reales en tu inventario.
📋 Para realizar conteos de inventario con mayor facilidad, imprime una de las plantillas de Poster o rellena la plantilla en tu tableta o smartphone.
☝ Si tienes múltiples almacenes o refrigeradores, puedes realizar conteos de inventario por separado para cada uno.
🕵🏻♀️ Veamos los resultados del conteo de inventario
El resultado de un conteo de inventario dependerá de las predicciones de saldos y los saldos reales, tanto de existencias como de costos.
La predicción de saldo es la cantidad de artículos e ingredientes que deberían estar en stock, teniendo en cuenta todas las ventas, los movimientos de ingredientes y las deducciones de existencias registradas en Poster.
Saldo real es la cantidad de artículos e ingredientes vistos y contados en las existencias al realizar el conteo de inventario.
Para averiguar por qué hay diferencias entre los saldos de existencias previstos y los reales, revise el movimiento de mercancías e ingredientes en el período de inventario seleccionado.
Por ejemplo, el saldo previsto es de 20 litros de leche.
Al contar las existencias en nuestro frigorífico encontramos 9 botellas sin abrir de 2 litros cada una y una botella abierta de 1,85 litros.
El saldo real en nuestro almacén es: 9 × 2 + 1,85 = 19,85 l
El resultado del inventario se calcula de la siguiente manera 19.85 - 20 = - 0.15 l
💡 Es de esperar que haya pequeñas diferencias en los controles de inventario, porque las razones más comunes de las discrepancias son los errores humanos. Por ejemplo, si uno de tus cocineros añade una ración de taquitos para compensar por un pedido que llegó tarde 🤌🏻
Pero si el conteo de inventario muestra un excedente o un déficit considerable, te recomendamos que lo examines con más detalle.
🔎 Cómo analizar los resultados del conteo de inventarios
Analiza el resultado del conteo de inventario y encuentra las causas de cada discrepancia.
Destaca los productos o ingredientes donde ves que hay grandes discrepancias.
Si el producto en cuestión es algo que revendes y no produces tú mismo, como una botella de agua o una tarrina de helado, comprueba tus compras a los proveedores. Si no ves ningún error, puede haber varios motivos para la merma: robo hormigo, alguien se olvidó de registrar la merma o un error de tus empleados al vender un producto.
Si se trata de los ingredientes con los que cocinas, debes comprobar las recetas de los platillos e ingredientes semielaborados. Si no hay errores en ellas, comprueba si tus cocineros se ciñen a la receta. Si todo lo demás está en orden, es posible que haya algún robo o una merma no registrada.
📖 Te explicamos en más detalle cuáles pueden ser las causas de las mermas, y cómo encontrarlas y solucionarlas.
🤫 Cómo resolver estos problemas
Si previamente te has equivocado al contar un producto, debes ponerlo a cero cuando hagas el conteo de inventario, para que Poster no haga el promedio del coste con los valores de las compras anteriores a proveedores.
A continuación, para introducir los saldos reales de productos e ingredientes en tus almacenes o refrigeradores, añade nuevas compras a proveedores en la pestaña Almacén → Compras. Si la compra ya se ha pagado, no selecciones una factura en el campo Pago.
💪 Si quieres empezar tus conteos de inventario desde cero e ignorar o eliminar todos los datos anteriores que has ingresado en el sistema, mándale un mensaje en el chat al equipo de soporte de Poster y te ayudaremos a reconfigurar tu sistema.
Realizar conteos de inventario con regularidad te ayudará a detectar a tiempo las discrepancias y a reducir tus costos. También puedes consultar nuestro blog para leer más sobre cómo gestionar tu inventario.